Cenník je zvláštna vec. Väčšina firiem ho vníma ako niečo, čo sa mení raz za čas — a pritom sa v praxi mení takmer nepretržite: dodávateľ zdvihne nákupku, kurz sa pohne, spustí sa akcia, konkurencia zlacnie, pribudne nový variant produktu. Rozdiel je len v tom, že tieto zmeny nikto nevníma ako proces. Riešia sa v tabuľke, ktorú posiela obchodník e-mailom, a do systémov sa dostávajú prepisovaním.
Práve preto je cenotvorba jedna z oblastí, kde automatizácia prináša efekt aj v menších firmách. Nie preto, že by výpočet bol zložitý, ale preto, že tých miest, kde musí cena dobehnúť, je viac, než si väčšina ľudí uvedomí.
Kde sa cena všade nachádza
Skôr než sa čokoľvek automatizuje, oplatí sa spísať, kde cena reálne žije. Vo firme so skladom a e-shopom to býva:
- katalóg produktov v e-shope,
- cenník v ERP alebo účtovnom systéme,
- individuálne ceny pre veľkoodberateľov,
- ponuky a cenové kalkulácie obchodníkov,
- exporty do porovnávačov a marketplace,
- tlačený alebo PDF cenník pre zákazníkov.
Ak sa cena mení a nedobehne na jedno z týchto miest, vzniká rozpor, ktorý zákazník objaví skôr než firma. Zákazník vidí jednu cenu v e-shope, druhú na faktúre — a to je situácia, ktorú nerieši technik, ale obchod so zľavou a ospravedlnením.
Čo sa dá automatizovať
Cenotvorba sa dá rozdeliť na tri vrstvy a každá má inú mieru vhodnosti na automatizáciu.
1. Prepočet podľa pravidiel. Marža nad nákupnou cenou, prirážka podľa kategórie, prepočet kurzom, zaokrúhľovanie na psychologickú hranicu, prepočet z ceny za kilogram na cenu za kus. Toto sú mechanické operácie, ktoré sa dajú popísať a nechať bežať — a človek ich robí pomaly a s chybami.
2. Rozposlanie zmeny. Keď je nová cena schválená, systém ju zapíše všade naraz — do e-shopu, ERP, exportov, cenníkov. Toto je časť s najväčšou návratnosťou, lebo odstraňuje práve tie rozpory z predchádzajúcej kapitoly.
3. Rozhodnutie o cene. Toto nie je kandidát na automatizáciu, aj keď to technicky ide. Či na zdraženie od dodávateľa reagovať zdražením, znížením marže alebo zmenou dodávateľa, je obchodné rozhodnutie s dôsledkami na vzťah so zákazníkom. Automat môže pripraviť podklad a upozorniť, že marža klesla pod hranicu — rozhodnúť má človek.
| Vrstva | Automatizovať | Prečo |
|---|---|---|
| Prepočet podľa pravidiel | áno | mechanické, opakované, jednoznačné |
| Kontrola limitov a upozornenia | áno | zachytí chyby skôr než zákazník |
| Rozposlanie do systémov | áno | tu vzniká najviac rozporov |
| Zmena marže a stratégie | nie | obchodné rozhodnutie |
| Individuálna dohoda s klientom | nie | je to vzťah, nie vzorec |
Poistky, bez ktorých to nespúšťajte
Automatická zmena ceny má jednu nepríjemnú vlastnosť: keď sa pokazí, pokazí sa vo veľkom a rýchlo. Chyba v pravidle sa neprejaví na jednom produkte, ale na celej kategórii — a než si to niekto všimne, môže byť pár objednávok vybavených.
Minimum, ktoré treba mať:
- Limity zmeny. Ak nová cena vychádza o viac než stanovené percento nižšie alebo vyššie než súčasná, zmena sa nevykoná, ale odloží na schválenie. Toto zachytí prevažnú väčšinu chýb vo vstupných dátach.
- Minimálna marža ako tvrdá hranica. Cena pod nákupkou nemá vzniknúť nikdy, ani omylom.
- Náhľad pred spustením. Zoznam produktov, ktorých sa zmena dotkne, a o koľko — pred zápisom, nie po ňom.
- História. Ku každej cene musí byť dohľadateľné, kedy sa zmenila, z akého pravidla vyšla, aká bola predtým a kto ju schválil. Bez toho sa reklamácia ceny nedá vyriešiť.
- Možnosť vrátiť zmenu späť jedným krokom pre celú dávku.
Čo býva najväčšia prekážka
Prekvapivo to nie je technológia, ale stav dát. Aby sa cena dala počítať automaticky, musí systém vedieť:
- aktuálnu nákupnú cenu pre každý produkt, nie priemer z minulého roka,
- do ktorej cenovej skupiny produkt patrí,
- ktoré individuálne ceny platia pre ktorých odberateľov a dokedy,
- kedy dohoda končí, aby sa cena po expirácii vrátila na cenníkovú.
Ak sú tieto údaje roztrúsené v tabuľkách a v hlavách obchodníkov, prvý krok nie je automat, ale ich sprístupnenie na jednom mieste. To je rovnaká podmienka, akú sme popisovali pri prepojení ERP, CRM a e-shopu — bez jedného zdroja pravdy sa dá automatizovať len jedno miesto, nie celý tok.
S cenotvorbou úzko súvisí aj stav skladových dát, keďže dostupnosť a obrátkovosť sú častým vstupom do cenových pravidiel; tejto téme sa venujeme v článku o riadení zásob.
Ako začať
Rozumný prvý krok nie je automatizovať celý cenník, ale jednu kategóriu alebo jedného dodávateľa. Na malej vzorke sa ukáže, či sú nákupné ceny dosť spoľahlivé, či pravidlá pokrývajú výnimky a či limity nastavené v prvom kole nie sú príliš voľné alebo príliš prísne. Až potom má zmysel rozširovať.
Druhá vec, ktorú sa oplatí spraviť hneď, je zapnúť upozornenia ešte pred tým, než sa čokoľvek mení automaticky. Systém, ktorý zatiaľ len hlási „pri týchto piatich produktoch klesla marža pod hranicu", prinesie hodnotu okamžite a zároveň sa na ňom overí kvalita dát bez rizika.
Zhrnutie
Automatizácia cenotvorby nemá nahradiť obchodné rozhodovanie — má zabezpečiť, aby sa raz rozhodnutá cena dostala všade rovnako a načas, a aby sa dalo dohľadať, ako vznikla. Prepočet a rozposlanie automatizujte, rozhodnutie o marži nechajte na človeku a od prvého dňa nastavte limity, náhľad, históriu a možnosť vrátenia.
Rozsah takéhoto riešenia závisí hlavne od počtu miest, kde cena žije, a od stavu dát o nákupných cenách. Ak zvažujete konkrétne nastavenie, prejdeme si ho na nezáväznej konzultácii.